POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ALTURES ASESORES S.A.S.

I. INTRODUCCIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) de Altures Asesores S.A.S. identificada con NIT 901-917-636 y domicilio principal en Bogotá D.C. (“Altures”) establece los lineamientos, principios, finalidades, derechos, procedimientos y medidas de seguridad aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados y/o administrados por Altures, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas complementarias; así como aquellas que las modifiquen o sustituyan.
Esta Política aplica a los datos personales de personas naturales tratados por Altures en desarrollo de su objeto social, incluyendo, entre otros, clientes, potenciales, clientes, contrapartes, proveedores, aliados, empleados, exempleados, candidatos y visitantes, respecto de los cuales Altures actúe como responsable o encargada del tratamiento de datos personales.
Al suministrar datos personales a Altures, el titular declara haber leído y aceptado esta Política y autoriza de manera previa, expresa e informada su tratamiento conforme a los términos aquí previstos.
Para todo los efectos Altures actúa como Responsable del Tratamiento, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.

II. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se adoptan las definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, entre otras, las siguientes:

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible. Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual, identidad de género, entre otros.
Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica que trate datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento. Altures, como la persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión o transferencia.

III. CONFIDENCIALIDAD

Toda persona del equipo de colaboradores de Altures que intervenga en el tratamiento de datos personales está obligada a mantener reserva sobre dicha información, incluso después de terminada su relación con Altures.
La confidencialidad se aplicará de manera reforzada atendiendo a la naturaleza confidencial, sensible y estratégica de la información que maneja una firma de abogados.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Altures, cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que Altures ha dado a sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales aplicables.
Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

V. MOTIVOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Altures tratará los datos personales de las personas que la contacten a través de su página web, correos electrónicos, eventos, reuniones, redes profesionales u otros canales análogos, para las siguientes finalidades:

1. Prospectos y potenciales clientes.

Gestionar el registro y atender solicitudes de información sobre los servicios jurídicos ofrecidos por Altures.
Realizar contactos y seguimiento precontractual, incluyendo coordinación de reuniones, llamadas, videoconferencias y envío de propuestas de servicios.
Evaluar la viabilidad de la eventual prestación de servicios jurídicos, incluyendo validaciones de conflictos de interés, verificación de identidad y análisis de cumplimiento.
Enviar comunicaciones informativas o institucionales relacionadas con los servicios, áreas de práctica, publicaciones o eventos académicos o profesionales de Altures.
Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con protección de datos personales.
Cumplir obligaciones legales, regulatorias y de reporte ante autoridades competentes.
Cuando sea necesario, los datos personales podrán ser compartidos con terceros que presten servicios de apoyo profesional o administrativo a Altures, exclusivamente para las finalidades descritas y bajo deberes de confidencialidad.

2. Clientes.

Respecto de los Titulares que celebren una relación contractual con Altures, los datos personales serán tratados para:

Formalizar, ejecutar y administrar la relación contractual de prestación de servicios jurídicos.
Elaborar, revisar, negociar y custodiar documentos legales, opiniones jurídicas, conceptos, contratos, estudios, memoriales y demás productos propios del ejercicio profesional.
Representar y asistir al cliente en actuaciones judiciales, administrativas, contractuales o extrajudiciales.
Gestionar honorarios, facturación, pagos, certificaciones y soportes contables.
Atender solicitudes, consultas, instrucciones y comunicaciones propias de la relación abogado–cliente.
Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales, regulatorias y profesionales aplicables a Altures.

3. Contrapartes, terceros y aliados profesionales.

Altures tratará los datos personales de contrapartes, terceros y aliados para:

Adelantar gestiones jurídicas, contractuales, de negociación o representación en el marco de los asuntos encomendados por sus clientes.
Verificar identidad, legitimación, capacidad y representación legal.
Cumplir deberes legales, regulatorios y profesionales derivados del ejercicio de la abogacía.
Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.

4. Proveedores, contratistas y asesores externos.

Los datos personales de proveedores, contratistas y asesores serán tratados para:

Gestionar procesos de selección, evaluación, vinculación y ejecución de contratos de servicios, suministro o similares.
Verificar identidad, idoneidad profesional y cumplimiento de requisitos legales y contractuales.
Realizar pagos, facturación, reportes tributarios y certificaciones.
Cumplir obligaciones legales, de control interno, auditoría y requerimientos de autoridades.

5. Candidatos, empleados y exempleados.

Altures tratará los datos personales de candidatos, empleados y exempleados para:

Gestionar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.
Formalizar y ejecutar la relación laboral, incluyendo administración de nómina, prestaciones sociales, seguridad social y beneficios.
Gestionar la seguridad y salud en el trabajo.
Administrar procesos de desempeño, formación, capacitación, disciplina y terminación del vínculo laboral.
Gestionar accesos físicos y lógicos a instalaciones y sistemas de información.
Atender requerimientos de autoridades y cumplir obligaciones legales, laborales, tributarias y de archivo.
Expedir certificaciones laborales y mantener contacto con exempleados cuando sea procedente.

VI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Autorización.

Altures únicamente adelantará el Tratamiento que el Titular voluntariamente suministre. Los Datos Personales podrán ser utilizados por Altures sus empleados, consultores, asesores, socios comerciales y aliados estratégicos, que requieran acceso a esta información.
En todo caso Altures, previa solicitud del Titular, le suministrará la información completa de las personas que realizan el Tratamiento de sus Datos Personales.
La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) datos de naturaleza pública; (ii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iii) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; ni (iv) datos relacionados con el registro civil de las personas.

2. Tratamiento de Datos Sensibles.

Altures podrá solicitar y tratar Datos Sensibles en los siguientes casos:

Cuando el Titular haya dado su consentimiento explícito y voluntario con fines específicos;
Si el Tratamiento es necesario para cumplir obligaciones legales;
Si el Tratamiento es necesario para proteger los intereses vitales del Titular o los de otra persona natural;
Si el Tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o cuando jueces o tribunales actúen en ejercicio de su función judicial; o
Si el Tratamiento es obligatorio en virtud de la ley.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos.
El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

VII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN

Los Datos Personales sobre los que Altures actúe como Responsable del Tratamiento podrán ser transferidos o transmitidos tanto dentro como fuera del territorio de la República de Colombia.
En caso de que sus datos sean transferidos o transmitidos fuera del territorio de la República de Colombia, estas operaciones únicamente se realizarán a países que cuenten con un nivel adecuado de protección de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las operaciones de Transferencia se realizarán en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las Transferencias y Transmisiones serán realizadas por Altures a efectos de remitir Datos Personales a aliados, terceros autorizados por el Titular y contratistas.
Las Transferencias o Transmisiones, según corresponda, se realizarán para las mismas finalidades descritas en esta Política, o cuando estas sean requeridas por la ley u ordenadas por autoridad competente.
Para proteger los Datos Personales que sean objeto de Transferencias o Transmisiones, Altures toma las medidas razonables para asegurar de los terceros a quienes transfiera o transmita Datos Personales operen bajo políticas y procedimientos que permitan proteger los datos personales de los Titulares.

VIII. PROCEDIMIENTO PARA HACER EFECTIVOS LOS DERECHOS

1. Consultas.

El Titular, podrá realizar en todo momento consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Altures, las cuales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamaciones.

El Titular tiene el derecho de presentar solicitudes cuando considere que sus datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de los Responsables del Tratamiento.
Todas las solicitudes serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Altures informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para la radicación y atención de su consultas o reclamos, le solicitamos contactarse al correo electrónico: administración@altures.co .

IX. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Altures se reserva el derecho de modificar la presente Política de Tratamiento con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.